社内の情報共有に使われる「CMS」とは?

2018.12.26

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マネジメント

CMS,社内CMS,情報共有

こんにちは、株式会社シフト データアナリスト担当『H』です!

東京メトロは、スマートフォン向けの公式アプリにて東京メトロ線内の駅トイレの空室情報を確認できる
トイレ空室状況を確認できるトイレ空室状況提供サービスを開始しました。

東京メトロでは、開始にあたり約3ヶ月をかけて実証検証を行いユーザーに対してアンケートを行った上で
上野駅・溜池山王駅でサービスが始まりました。

使い方も簡単で、アプリから該当のトイレを指定するもの。
利用料金は無料なので、アプリをインストールしたくなります。

あるようで無かったようなサービスで意外と便利なサービスだなと思いました。

本日は、社内の情報共有で使われる「CMS」についてご紹介させていただきます。

◆社内の情報共有に使われる「CMS」とは?

1.社内の情報共有に使われる「CMS」とは?

2.社内「CMS」のメリット

3.まとめ

1、社内の情報共有に使われる「CMS」とは?

社内の情報共有に使われる「CMS」はどういうものかをご紹介させていただきます。

「CMS」には、更新のしやすさや売上を上げるという側面もありますが
情報共有やコミュニケーションを取るという側面を持っています。

社内において、情報共有やコミュニケーションは必要不可欠です。

会話をすることはもちろんのことですが、プログラミングの情報共有や議事録の共有などに使用することもできます。
技術の共有を行い、レベルを担保した過去の内容共有も含まれます。

社内で使われる「CMS」として代表的な機能を次にご紹介させていただきます。

【1.ワークフロー管理】

一般スタッフが投稿した内容を管理者が承認する機能です。

サイトの内容だけではなく、勤務状況の確認や有給の申請などの各種承認機能も含まれています。
人数が増員すればするほど、ヒトでの管理が困難になってきます。

過去のデータなども把握することができるので、入力漏れや申請の確認漏れなどもシステム的に
阻止することが可能になります。

承認権限の付与なども自由に制限をかけたりできるので、この部署ではこの担当者などの振り分けも可能です。

複数人数でサイトや申請関連を把握するには適した機能と言えます。

【2.更新履歴管理】

前述した内容にもなりますが、サイトの更新などを「誰が」「いつ」更新したのかを把握することができます。

サイト内容に関しては変更履歴を把握できる上、ある任意の場所まで遡って戻るということも可能です。
複数で更新している場合、ヒューマンエラーで誤ったものを上げた際には有効的に機能の一つとも言えます。

【3.プロジェクト機能】

あるプロジェクトが決定し、スケジュールを作成する際に必要な機能です。

どの機能がどのくらいの進捗率で、当初の開発スケジュール通りに進んでいるかを把握するの重要な機能です。
プロジェクトの進捗率を把握することで認識を合わせることが非常に重要になってきます。

進捗率をグラフやカレンダーなどに出力することも可能なので、ひと目で分かりやすいという特徴もあります。

これをもとに「個人の労働状況」や「開発のスピード」を把握する側面もあると言えます。

【4.行動分析】

自社のサイトなどにタグを埋め込むことで、Googleのアナリティクスでは分からない部分の詳細なデータやユーザーの行動分析を把握することができます。
これらのデータをもとに自社サイトの改善点を上げて反映する材料になります。

【5.Web会議】

Web会議は、専用の設備やネットワーク環境や複雑な設定をせずに遠隔地と会議ができるシステムです。
Web会議のメリットとしては、「出張経費の削減」「業務効率化」「情報共有の迅速化」「コミュニケーションの迅速化」が挙げられます。

「出張経費の削減」に関しては、飛行機や新幹線で出張していた時間をWeb会議に変えることで出張費や宿泊費、交通費などを大きく削減することができます。

「業務効率化」に関しては、出張していた時間をWeb会議にすることで出張に丸一日かかっていた時間を他の業務にあてることができますので生産性向上にもつなげることができます。

「情報共有の迅速化」に関しては、Web会議は場所を選ばずに利用が可能なので時間と場所を選ばないところにメリットがあります。

「コミュニケーションの迅速化」に関しては、お互いの顔を見ながら話すことができ意思の疎通がスムーズにすることができます。

このWeb会議のシステムでは、遠隔地での会議にとどまらずに「働き方改革」が叫ばれる近年において子育て中の方と職場と自宅でやりとりすることでも注目を受けております。

社内「CMS」には、情報共有やコミュニケーションを取るところに重きをおいています。

社内「CMS」の代表的な機能として5つあります。

①ワークフロー管理
②更新履歴管理
③プロジェクト機能
④行動分析
⑤Web会議

この中でもWeb会議は「働き方改革」が促されているので、非常に注目を受けている社内「CMS」の機能の一つです。

ヒューマンエラーも低減させることができ、情報のやりとりも円滑にすることができるのが社内「CMS」です。

社内「CMS」の機能などをご説明させていただきました。

次に、社内「CMS」のメリットについてご紹介させていただきます。

2、社内「CMS」のメリット

【メリット】

【1.複数人で施設の予約やスケジュール調整が可能】

社内「CMS」なので、会議室の予約などがシステムで予約ができたり重複で登録できなくしたりすることができます。
また、一人ひとりのスケジュールを把握することができるのでプロジェクトをどの人に参加してもらうかなどスケジュールも調整もできるので、仕事量を把握することも可能です。

【2.情報の共有が容易】

社内「CMS」は、Web上に情報を記載する形なので閲覧権があれば自由に書き込みや閲覧が可能です。
全ての情報がWeb上で管理されているので、業務の共有や退職時の際の引き継ぎがスムーズになります。

【3.操作が不慣れでも情報共有が可能】

社内「CMS」なので、「CMS」の特徴でもある「誰でも簡単に操作ができる」のでスムーズに社内の人間と情報共有が可能になっております。

【4.社内情報を共有・公開ができる】

社内の認識を合わせる情報や部署内だけの情報共有で十分なものなど情報には公開したいものと一部で公開したいものと様々です。
社内「CMS」はシステムで「公開/非公開」の設定がありますので、この点がカバーできるのも社内「CMS」の強みとも言えます。

社内「CMS」のメリットとしては、「複数人数での設備予約やスケジュール調整」
「情報共有がスムーズに行える」「操作が難しくないので知識が無くても情報共有が可能」「社内情報を公開を自由に制限できる」などこれら点が挙げられます。

社内の人数によって、使用する機能は変わってきますが大まかな機能はご紹介したものになります。

社内「CMS」は「情報共有」や「コミュニケーションの円滑化」が重点となります。

代表的な機能は「ワークフロー管理」「更新履歴管理」「プロジェクト機能」「行動分析」「Web会議」が挙げられます。

社内「CMS」のメリットとしては、「複数人で施設の予約やスケジュール調整が可能」「情報の共有を円滑化」「簡単な操作で情報共有可能」「社内情報を共有・公開可能」となっております。

社内のコミュニケーションや業務効率化など、導入する上で時間を確保することが可能となります。

このような社内「CMS」の導入をお考えの方がいらっしゃいましたら、ご相談ください。

まとめ

1.社内の情報共有に使われる「CMS」とは?

2.社内「CMS」のメリット

3.まとめ

本日のブログで、社内「CMS」のご説明させていただきました。

これからも「CMS」の情報をご紹介させていただきますのでよろしくお願いいたします。

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