WebサイトとBox内200万ファイルを「秒」で横断検索。AI時代の社内ポータル構築の“最適解”

クラウドストレージやチャットツールの普及に伴い、社内情報がファイルサーバー、Box、Webサイトなどに分散し「必要な情報がどこにあるか分からない」と生産性の低下に悩む企業が増えています。
この情報のサイロ化を解決するのが、Webサイト構築システム「SITEMANAGE」と、企業内検索エンジン「Neuron ES」による連携ソリューションです。 社内ポータルに設置されたたった一つの検索窓から、Box（法人向けクラウドコンテンツ管理）内の200万ファイルを含む、社内のあらゆるデータを横断検索できます。
高度なセキュリティ要件や大規模データにも対応するこの強力なアライアンスは、企業のDXをどのように加速させるのか。 プロジェクトを担当したブレインズテクノロジー様の田中様、江川様、岡本様、そしてシフトの岡本に、その圧倒的な検索精度と、これからの「AI検索（RAG）（※１）」の可能性について詳しく伺いました。

（※1）RAG：生成AI（LLM）が学習していない外部データを検索し、その情報を基に回答を生成する技術

検索行動の変化に対応し、「見つからない」ストレスをゼロにする

―まずは、ブレインズテクノロジーが提供している企業内検索エンジン「Neuron ES」についてご紹介いただけますか。

田中様：一言で言えばGoogle検索の社内版で、「企業活動の継続性と生産性の劇的な向上に貢献する」をミッションに掲げて提供しているサービスです。通常、社内の情報はあちこちに散らばっていますよね。ファイルサーバーにExcelがあり、BoxやGoogleドライブにPDFがあり、社内ポータルにはHTMLの記事がある。社員はそれぞれのシステムにログインして探さなければなりません。 Neuron ESは、これらオンプレミス(※2)からクラウドストレージ(※3)までを横断し、一括で検索できるシステムです。サムネイル表示やプレビュー機能など、直感的に「これだ」と分かる使いやすさが特徴で、現在多くの企業様に導入いただいています。

（※2）オンプレミス：自社内でサーバーやネットワーク機器などのシステムを保有し、管理・運用を行うこと
（※3）クラウドストレージ：インターネットを通して、ファイルなどのデータを管理・保存できるサービス

―企業内検索へのニーズは、近年高まっているのでしょうか。

田中様：非常に高まっています。背景には、働き方と社員の意識の変化があります。 かつては、分からないことがあれば隣の席のベテラン社員に聞けば解決しました。しかし、テレワークの普及やベテラン層の退職により、その「属人化された知識」が失われつつあります。
一方で、今の若手社員は「人に聞く」よりも、まずインターネットで「ググる（検索する）」行動が自然です。彼らにとって「検索しても出てこない」「どこにあるか分からない」という状況は、私たちが思う以上に大きなストレスであり、生産性を下げる要因になります。 「若手社員の自己解決力を上げたい」という課題感から、弊社にお声がけいただくケースが増えていますね。

Box上の200万ファイルとポータルを一括検索。難題をクリアした「Neuron ES」

―今回のポータルサイトリニューアルで、シフトとブレインズテクノロジーが連携に至った経緯を教えてください。

岡本（シフト）：今回のクライアントからは「老朽化した社内ポータルサイトをリニューアルしたい」というご相談をいただきました。 CMSとしてSITEMANAGEを選定いただいたのですが、最大の課題はコンテンツの管理方法でした。お客様は、200万ファイルにも及ぶ膨大なドキュメントをクラウドストレージのBoxで管理されていました。
SITEMANAGEで作るポータルサイトの記事と、Box内の200万ファイルを、ポータルの検索窓から一度に検索したい。しかも、ただ検索できるだけでなく、高速に、かつセキュアに表示したいというオーダーでした。

―200万ファイルというのは、かなりの規模ですね。

岡本（シフト）：はい。SITEMANAGEの標準機能でもサイト内検索は可能ですが、外部ストレージにある数百万件のファイルをインデックスして高速に返す処理は、CMSの守備範囲を超えています。 そこで、Box連携の実績があり、大規模データにも耐えうる専門の検索エンジンを探しました。3〜4社の製品を比較検討した結果、ブレインズテクノロジーさんの「Neuron ES」一択でした。

―決め手は何だったのでしょうか。

岡本（シフト）：機能面での「Box連携の強さ」はもちろんですが、一番は「相談しやすさと信頼感」です。 実は提案前の段階から江川さんに相談に乗っていただいていました。「こういう要件なんですが、実現可能ですか？」と投げかけると、「それならこういう構成でいけますよ」と即座にレスポンスを頂けました。
入札案件だったため、仕様書に落とし込む段階で技術的な裏付けが必要不可欠でした。ブレインズテクノロジーさんは、できないことは正直に「できない」と言って代替案を出してくれますし、我々ができることと、お客様がやりたいことのすり合わせを一緒に行ってくれました。

―今回の案件のように、社内ポータルのリニューアル需要は増えているのでしょうか。

岡本（シフト）：ここ最近、非常に増えていますね。私が経験した案件の背景として一番多かったのは「サーバーやシステムのEOS（End of Support／サポート終了）」です。サポート期限が切れるので、新しくサーバーを用意してバージョンアップしなければならない。どうせコストがかかるなら、今の時代に合わせて使いやすくリニューアルしよう、という流れです。
社内ポータルは、「ニュースを載せたい」「社員検索をしたい」といった基本機能は共通していますが、「シングルサインオン（SSO）（※4）を入れたい」「独自の承認フローを組みたい」といった会社ごとの細かな要望も必ず出てきます。 ガチガチに固まったパッケージ製品だと要望に応えきれず、かといってゼロからフルスクラッチで作ると費用が跳ね上がります。SITEMANAGEはその中間に位置しており、基本機能を安価に導入しつつ、必要な部分だけ柔軟にカスタマイズできる。そのバランスの良さが、今回のような案件で評価されています。

（※4）シングルサインオン（SSO）：複数のシステムやアプリケーションへのアクセスに対し、1度のログインで利用できる仕組みのこと

SITEMANAGE × Neuron ESの技術連携。シンプルに見せるための「裏側の工夫」

―実際にどのようにシステムを連携させたのでしょうか。技術的なポイントを教えてください。

田中様：ユーザーから見ると、ポータルサイトのヘッダーにある「検索窓」にキーワードを入れるだけです。しかし裏側では、SITEMANAGEとNeuron ESが高度に連携しています。 仕組みとしては、SITEMANAGEの検索窓に入力されたキーワードを、パラメータとしてNeuron ESに渡します。すると画面がNeuron ESの検索結果ページに切り替わり、そこにBoxのファイルもポータルの記事もずらりと並ぶ、という構成です。

岡本（シフト）：シフト側で行った実装は、実は非常にシンプルなんです。検索窓を置いて、入力値をNeuron ESさんに投げるだけ。 検索結果の表示や絞り込み機能は、完成されたUIを持つNeuron ES側に任せる判断をしました。結果として、開発工数を抑えつつ、高機能な検索画面を提供できました。

―連携において、苦労した点はありましたか。

田中様：「認証の壁」ですね。ここが今回のアライアンスで最も技術力が問われた部分です。 ポータルサイトのような会員制（認証付き）サイトの場合は、通常であればIDとパスワードがないと中身が見られません。当然、Neuron ESのクローラー（検索ロボット）も、そのままではポータル内の記事情報を収集できないのです。

江川様：そこでシフトさんにご相談して、「人間には鍵をかけるが、Neuron ESのロボットだけは裏口から通す」という特別な認証回避の仕組みをSITEMANAGE側で実装していただきました。 IPアドレス制限やユーザーエージェントでの判定など、セキュリティを担保しつつクローラー（※5）を受け入れる仕様は、CMS側の柔軟性がなければ実現できません。パッケージ製品のCMSでは「仕様上できません」と断られることも多いのですが、シフトさんは「やりましょう」と即応してくれました。

（※5）クローラー：インターネット上を自動的に巡回し、Webサイトやファイルなどのデータを収集するプログラム。

岡本（シフト）：ありがとうございます。そこはSITEMANAGEの強みである「開発の自由度」が活きた部分ですね。 また、「権限連携（ACL）（※6）」についてもブレインズテクノロジーさんの技術力に驚かされたことがあります。「部長には見せていいが、一般社員には見せたくない」といったファイルの閲覧権限を、検索結果にも反映させたいという要件でした。
SITEMANAGE側で持っている権限情報をどうやって検索エンジンに伝えるか。非常に難しい課題だったのですが、田中様たちはSITEMANAGEが出力するHTMLの中に権限情報を埋め込み、それをクローラーが解析してインデックス（※7）するという手法を提案してくれました。

田中様：あの時は、シフトさんからご相談いただいて、社内で検証して「これならいける」という回答を出すまで、たしか半日くらいでしたよね（笑）。

岡本（シフト）：「持ち帰って検討します」で数週間待たされるのが普通の世界で、半日で技術的な解を出していただけた。あのスピード感と技術力には本当に助けられました。

（※6）権限連携（ACL）：ファイルやフォルダ、サーバーなどに対して「誰が何をして良いか」というアクセス権限を設定し、複数のシステム間で連携、共通化する仕組み。
（※7）インデックス：データや情報を効率よく取得するための仕組み

業務時間の2〜3割を占める「探し物」を効率化。導入後の反響

―導入後、クライアント様からの評価はいかがでしょうか。

田中様：検索精度に関しては非常に高く評価いただいています。 特に喜ばれているのが「サムネイル表示」と「属性での絞り込み」です。テキストだけの検索結果だと、いちいちファイルを開いて中身を確認しなければなりません。
Neuron ESなら、PowerPointのスライドやPDFの表紙が画像で一覧表示され、マウスを乗せればプレビューもできる。直感的に「これだ」と分かります。 また、企業内の検索では「いつのファイルか」「誰が作ったか」「ExcelかPDFか」といった属性情報が重要です。これらの条件でサクサク絞り込める機能も、ユーザーのストレスを大幅に軽減しています。

岡本（シフト）：クライアント様からは「今までBoxとポータルを別々に探していた手間がなくなった」という声を頂いています。 今回はポータルサイトのリニューアルでしたが、単に見た目を綺麗にするだけでなく、業務フローそのものを改善する「DX」に貢献できたと感じています。

生成AI（RAG）と検索エンジンの正しい使い分けとは

―検索といえば、最近はChatGPTなどの生成AIやRAG（検索拡張生成）が注目されています。ポータルサイトの記事作成などで生成AIを使いたいというニーズは増えているのでしょうか？

岡本（シフト）：はい、ご要望は増えています。現状では「人間がコンテンツを作る補助」としてAIを使いつつ、情報を探す側には「正確な検索エンジン」を提供するのが現実解だと考えています。

田中様：おっしゃる通り、「AIは万能ではない」と理解して使い分けることが重要です。 生成AIは、複数のドキュメントから答えを要約して教えてくれるので便利ですが、ビジネスユースでは「ハルシネーション（もっともらしい嘘）」が致命的なリスクになります。 「正確な一次情報（ファイルそのもの）に辿り着きたい」というニーズには、従来の検索エンジンの方が圧倒的に確実です。これからは「検索（Search）」と「生成（AI）」をハイブリッドで使い分ける提案が必要ですね。

岡本様：マーケティングや営業の現場では、お客様から「こういうサイトを作りたい」というご相談を受けることが多々あります。これまでは「一度持ち帰ります」としていた部分も、我々がSITEMANAGEの特性を理解していれば、「それならSITEMANAGE連携で実現できそうですよ」と、その場で一次回答ができるようになります。 そうやって内々で解決できる幅を広げ、提案のスピード感を上げていくことこそが、アライアンスの真の価値だと感じています。

―最後に、SITEMANAGEとNeuron ESの連携を検討されている方へメッセージをお願いします。

江川様：SITEMANAGEで作成されたポータルサイトの記事はもちろん、ファイルサーバーやクラウドストレージなど、社内のあらゆる場所に点在する情報をNeuron ESが一括で検索可能にします。 「欲しい情報がどこにあったか」を意識せずとも、検索すれば必ず見つかる。そんなストレスフリーな環境を構築したい企業様には、ぜひ活用していただきたいです。

岡本（シフト）：Webサイトやポータルサイトを作るとき、「検索機能」はつい後回しにされがちですが、コンテンツが増えれば増えるほど、検索の質がサイトの価値を左右します。
CMSの標準機能だけで無理に開発しようとせず、検索周りは専門家であるブレインズテクノロジーさんにお任せする。そうすることで、我々はサイトの使い勝手やデザインに注力でき、結果としてお客様に最高品質のサイトを提供できます。 「社内の情報が見つからない」「リニューアルを考えている」という企業様は、ぜひ一度ご相談ください。強固なチームワークで課題解決に伴走いたします。